HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

Que es herramienta ofimática
Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.

Generalmente las suites ofimáticas, (de oficina). De estas suites, al incluir los programas en estas, no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un navegador web.
En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, está OpenOffice, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Debido a esto y a la pobre compatibilidad entre las suites de Microsoft con otros formatos abiertos (como OpenDocument), en cada suite ofimática se hacen desarrollos que, generalmente, son poco adaptables a los cambios que hace una y otra suite
Definición de Ofimática
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.
La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

Herramientas y procedimientos ofimáticos
• Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto
• Hoja de cálculo
• Herramientas de presentación multimedia
• Base de datos.
• Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
• Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
• Herramientas de reconocimiento de voz.
• Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice, etc.




Cuales son las herramientas ofimáticas
Word.
Aunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Si lo que usted desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario; ésta es su aplicación soñada.
También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.

Excel.

Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades... también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc… y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.
Access.
Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

PowerPoint.

Utilidad ideal para realizar PRESENTACIONES.
Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc.

Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por si mismo.


Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.

Outlook.

Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión.

Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.

Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.
Negocios, Hogar y Ocio.

Ventajas competitivas, inversión inteligente, estrategias de mercado, marketing, gestión de clientes, controles de stock, eficiencia de procesos, evalúo de productividad, administración, contabilidad… la lista es interminable. Todas preocupaciones de empresarios y funcionarios.


Ofimática, Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook… cambiando términos por términos?

El mundo de la ofimática solo parece agregar más preocupaciones con tantos términos…

Pero no, al contrario de esto ha brindado la posibilidad de llevar una gestión positiva y de manera sumamente sencilla. Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina, para afirmarse de igual forma en el hogar, en los estudios y en el ocio. Ya sea una ama de casa, un empresario, un escolar o universitario, una secretaria, un comerciante, o se encuentre retirado; las múltiples funciones de estas pocas herramientas conseguirán atraparlo.

Excel, Conceptos Básicos.

Algunos conceptos básicos

Es claro que la interface de office ha evolucionado. Ya estábamos acostumbrados
a la típica distribución de menús y herramientas en cada versión de esta suite, así
que cuando llegó Office 2007 el cambio fue radical. Al comienzo nos resistimos,
pero luego de trabajar cierto tiempo con la nueva interface observamos las grandes
ventajas de este cambio, tanto que en mi caso ya veo anticuadas a las versiones
anteriores.
Veamos las partes de la nueva interface:
1. Botón de Office – Office Button: En este botón se encuentran principalmente
las opciones que se refieren al libro de excel (nuevo, guardar, abrir.. ) y opciones
de configuración de la aplicación.
2. Barra de Herramientas de acceso rápido – Quick Access ToolBar: Es lo
más parecido a las barras de herramientas de la versión anterior. Aquí podemos
agregar los íconos de los comandos más habituales.
3. Cinta de Opciones – Ribbon. Se podría considerar el reemplazo de la barra de
menús.
4. Ficha – Tab. El equivalente a cada menú.
5. Grupo de Opciones – Ribbon Group. En este elemento se clasifican los
comandos según su utilidad.
6. Cuadro de nombres – Name Box. Igual que en la versión anterior, para
identificar y/o desplazarse a las celdas o los rangos.
7. Lanzador de Cajas de diálogo o Páneles – Dialog box launcher or Pane .
El equivalente a las opciones de los menús con los famosos ( … ) tres puntos que
identificaban los cuadros de diálogo, los cuáles son prácticamente iguales a las
versiones anteriores.
8. Comandos – Commands. Son equivalentes a los íconos de las barras de herramientas antiguas.
9. Barra De Fórmulas – Formula Bar. Al igual que en la versión anterior, para introducir información y/o fórmulas.





Antes de continuar con c0nceptos, les cuento que uno de los inconvenientes que he econtrado en las clases cuando enseño con VideoBeam es que el alumno se confunde en casos cuando le digo lo siguiente:
Seleccione la ficha inicio, el grupo fuente y el comando negrilla”
La razón es que tratan de ver en sus equipos la misma distribución que en la proyección, lo cual no siempre es acertado. Esto depende de la resolución del monitor. Office 2007 organiza las opciones de las fichas según dicha resolución y entre más amplia mejor. Veamos el siguiente ejemplo:

10. Hojas – Sheets Tabs.
11. Barras De Desplazamiento - ScrollBars.
12. Barra De Estado - Status Bar.
13. Botones de Vista – Page View Buttons.
14. Zoom - Zoom slider.
Funciones de búsqueda y referencia.
En la cinta de opciones, bajo la ficha Fórmulas - Grupo Biblioteca De Formulas podemos encontrar una serie de botones que nos permiten acceder y trabajar con las funciones que incorpora el programa.
Vamos a comenzar el desarrollo por las funciones de búsqueda y referencia




En múltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los más sencillos y directos hasta otras más "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solución a necesidades concretas y de más difícil cálculo de no conocer estas posibilidades. Para ello, Excel dispone de una serie de herramientas y funciones que vamos a conocer y practicar mediante varios ejemplos prácticos.
NOTA: Lo ideal de estas explicaciones y ejemplos, sería encontrar en ellos una cobertura similar y parecida que pueda ser aplicada a nuestras propias y concretas situaciones reales de trabajo.
Las funciones que pertenecen a esta categoría son:

Vamos a explicar cada una de ellas presentando un comentario inicial de ser considerado necesario, su definición, su sintaxis, alguna nota o comentario especial sobre la sintaxis y algún ejemplo de aplicación práctica mediante el cual comprender el uso correcto de la función.
Este esquema explicativo se mantendrá a lo largo de las explicaciones de las funciones Excel.
Rangos con nombres en Excel
Un rango con nombre se forma de describir las fórmulas. Así que no tiene que tener esto en una celda:
= SUMA (B2: B4)
Puede sustituir las referencias de celda entre los paréntesis. Usted puede reemplazarlos con un nombre descriptivo, todas las de su cuenta.: Por lo que podría tener esto, en su lugar:
= SUMA (Monthly_Totals)


La fórmula está en la celda B5, y sólo suma los totales mensuales en la columna B.

Definir un nombre
Configuración de un rango con nombre es un proceso de dos pasos. En primer lugar, definir el nombre, y después aplicarlo: Para definir su nombre, haga lo siguiente (asegúrese de que tiene la fórmula en la celda B5):
• A continuación, haga clic en el menú de fórmulas
• Localice el panel de celdas con nombre en Excel 2007, busque el grupo Nombres definidos en su lugar.
• Haga clic en Nombre de un rango en Excel 2007 y en Definir nombre