Algunos conceptos básicos
Es claro que la interface de office ha evolucionado. Ya estábamos acostumbrados
a la típica distribución de menús y herramientas en cada versión de esta suite, así
que cuando llegó Office 2007 el cambio fue radical. Al comienzo nos resistimos,
pero luego de trabajar cierto tiempo con la nueva interface observamos las grandes
ventajas de este cambio, tanto que en mi caso ya veo anticuadas a las versiones
anteriores.
Veamos las partes de la nueva interface:
1. Botón de Office – Office Button: En este botón se encuentran principalmente
las opciones que se refieren al libro de excel (nuevo, guardar, abrir.. ) y opciones
de configuración de la aplicación.
2. Barra de Herramientas de acceso rápido – Quick Access ToolBar: Es lo
más parecido a las barras de herramientas de la versión anterior. Aquí podemos
agregar los íconos de los comandos más habituales.
3. Cinta de Opciones – Ribbon. Se podría considerar el reemplazo de la barra de
menús.
4. Ficha – Tab. El equivalente a cada menú.
5. Grupo de Opciones – Ribbon Group. En este elemento se clasifican los
comandos según su utilidad.
6. Cuadro de nombres – Name Box. Igual que en la versión anterior, para
identificar y/o desplazarse a las celdas o los rangos.
7. Lanzador de Cajas de diálogo o Páneles – Dialog box launcher or Pane .
El equivalente a las opciones de los menús con los famosos ( … ) tres puntos que
identificaban los cuadros de diálogo, los cuáles son prácticamente iguales a las
versiones anteriores.
8. Comandos – Commands. Son equivalentes a los íconos de las barras de herramientas antiguas.
9. Barra De Fórmulas – Formula Bar. Al igual que en la versión anterior, para introducir información y/o fórmulas.
Antes de continuar con c0nceptos, les cuento que uno de los inconvenientes que he econtrado en las clases cuando enseño con VideoBeam es que el alumno se confunde en casos cuando le digo lo siguiente:
Seleccione la ficha inicio, el grupo fuente y el comando negrilla”
La razón es que tratan de ver en sus equipos la misma distribución que en la proyección, lo cual no siempre es acertado. Esto depende de la resolución del monitor. Office 2007 organiza las opciones de las fichas según dicha resolución y entre más amplia mejor. Veamos el siguiente ejemplo:
10. Hojas – Sheets Tabs.
11. Barras De Desplazamiento - ScrollBars.
12. Barra De Estado - Status Bar.
13. Botones de Vista – Page View Buttons.
14. Zoom - Zoom slider.
Funciones de búsqueda y referencia.
En la cinta de opciones, bajo la ficha Fórmulas - Grupo Biblioteca De Formulas podemos encontrar una serie de botones que nos permiten acceder y trabajar con las funciones que incorpora el programa.
Vamos a comenzar el desarrollo por las funciones de búsqueda y referencia
En múltiples ocasiones disponemos de tablas con datos e informaciones (listas de precios, tablas de salarios, de impuestos, de rappels, grandes relaciones de elementos a modo de bases de datos, en las que buscar ciertos valores, mediante procedimientos que van desde los más sencillos y directos hasta otras más "rebuscados" e indirectos que nos pueden dar solución a necesidades concretas y de más difícil cálculo de no conocer estas posibilidades. Para ello, Excel dispone de una serie de herramientas y funciones que vamos a conocer y practicar mediante varios ejemplos prácticos.
NOTA: Lo ideal de estas explicaciones y ejemplos, sería encontrar en ellos una cobertura similar y parecida que pueda ser aplicada a nuestras propias y concretas situaciones reales de trabajo.
Las funciones que pertenecen a esta categoría son:
Vamos a explicar cada una de ellas presentando un comentario inicial de ser considerado necesario, su definición, su sintaxis, alguna nota o comentario especial sobre la sintaxis y algún ejemplo de aplicación práctica mediante el cual comprender el uso correcto de la función.
Este esquema explicativo se mantendrá a lo largo de las explicaciones de las funciones Excel.
Rangos con nombres en Excel
Un rango con nombre se forma de describir las fórmulas. Así que no tiene que tener esto en una celda:
= SUMA (B2: B4)
Puede sustituir las referencias de celda entre los paréntesis. Usted puede reemplazarlos con un nombre descriptivo, todas las de su cuenta.: Por lo que podría tener esto, en su lugar:
= SUMA (Monthly_Totals)
La fórmula está en la celda B5, y sólo suma los totales mensuales en la columna B.
Definir un nombre
Configuración de un rango con nombre es un proceso de dos pasos. En primer lugar, definir el nombre, y después aplicarlo: Para definir su nombre, haga lo siguiente (asegúrese de que tiene la fórmula en la celda B5):
• A continuación, haga clic en el menú de fórmulas
• Localice el panel de celdas con nombre en Excel 2007, busque el grupo Nombres definidos en su lugar.
• Haga clic en Nombre de un rango en Excel 2007 y en Definir nombre
